Que debes saber sobre la afiliacion de empleados a la seguridad social en Colombia
La vinculacion de empleados a la seguridad social es el sistema por medio del cual la empresa afilia a cada trabajador dependiente a los subsistemas que garantizan su protección en salud, vejez, invalidez, riesgos laborales y bienestar familiar. En Colombia
este compromiso se origina directamente en la Ley 100 de 1993 la norma que creó el Sistema de Seguridad Social Integral y que estableció que la afiliación es obligatoria para todo empleador, sea del sector público o privado.
No se trata de un simple tramite administrativo: la Corte Constitucional ha reiterado en varias sentencias, entre ellas la Sentencia T-295 de 1997 ya que no cumplir con esta obligacion puede perjudicar el derecho
fundamental a la seguridad social del trabajador, incluso cuando ese incumplimiento no ha causado un perjuicio inmediato y evidente.
Si tienes dudas sobre qué implica exactamente cada subsistema y cómo se relacionan entre sí, en nuestra guia empresarial desarrollamos el proceso completo pensado para empresas de cualquier tamano.
Requisitos para afiliar empleados
Antes de iniciar cualquier tramite, es necesario que el empleador reuna la informacion y documentacion basica :
- Datos completos del trabajador (nombre, tipo y número de documento de identidad)
- Fecha de inicio del contrato laboral
- Tipo de contrato (término fijo, indefinido, obra o labor)
- Salario base para el cálculo del Ingreso Base de Cotización (IBC)
- RUT y datos de registro de la empresa
- EPS y fondo de pensión elegidos por el trabajador (la elección es libre)
Un punto que muchos empleadores desconocen: la afiliación y el registro de novedades deben tramitarse el mismo día en que el trabajador ingresa a la empresa, no cuando se paga la primera nómina. Un punto que muchos empleadores desconocen: la afiliación y el registro de novedades deben tramitarse el mismo día en que el trabajador ingresa a la empresa, no cuando se paga la primera nómina. Si necesitas una checklist descargable con todos los documentos por subsistema, puedes consultarla en nuestra sección de requisitos para registrar una empresa
Como inscribir a tus empleados en la EPS
El proceso suele comenzar con la afiliacion a salud. Asi funciona :
1. El trabajador elige la EPS. La ley garantiza libertad de elección, salvo excepciones puntuales previstas en el [Decreto 2353 de 2015, que regula el Sistema de Afiliación Transaccional en salud.
2. Se diligencia el formulario de afiliación, físico o a través del Sistema de Afiliación Transaccional (SAT), y en el caso de trabajadores dependientes, el formulario también debe ser suscrito por el empleador.
3. El empleador reporta el ingreso a través de la PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes), incluyendo la EPS elegida por el trabajador.
4. Se realiza el primer pago de aportes dentro de los plazos legales, según los dos últimos dígitos del NIT del aportante.
Es importante recordar que según explica el Decreto 1990 de 2016 el retraso en los pagos puede derivar en la suspensión de la afiliación tras 30 días de mora, dejando al trabajador sin cobertura médica activa Puedes consultar el calendario completo de plazos en nuestra herramienta de Planilla pila: Consulta tu fecha de pago
Como inscribir a tus empleados al sistema de pension y seguridad social
La afiliacion a pension comparte una dinamica similar, aunque tiene algunas condiciones especificas :
1. El trabajador elige entre el Régimen de Prima Media (administrado por Colpensiones) o el Régimen de Ahorro Individual (administrado por un fondo privado, AFP).
2. El empleador y el trabajador comparten el aporte: el empleador asume el 75% de la cotización y el trabajador el 25% restante.
3. Se reporta la afiliación y el pago mensual a través de la planilla PILA, junto con los demás subsistemas.
4. Se debe llevar un registro histórico de cotización, ya que estas semanas serán determinantes para el reconocimiento futuro de la pensión.
Este subsistema suele generar más dudas que el de salud, especialmente en temas como el traslado entre regímenes o el cálculo del IBC cuando el salario es variable. Si tu situacion es diferente en nuestra guia sobre Como afiliar un empleado al fondo de pensiones en Colombia contestamos las preguntas mas comunes de las empresas.
Paso a paso para afiliar empleados a la Caja de Compensacion Familiar
La afiliación a una Caja de Compensación Familiar (CCF) también es obligatoria para todo empleador que tenga uno o más trabajadores permanentes a su cargo, en los terminos de lo dispuesto por la ley Ley 21 de 1982 norma que regula el régimen del subsidio familiar en Colombia.
A través de esta afiliación, el empleador aporta un porcentaje de la nómina que financia servicios sociales, subsidio familiar, recreación, educación y, en algunos casos, subsidio de vivienda para los trabajadores beneficiarios. El trámite se realiza directamente ante la caja de compensación que opere en la ciudad o región donde se causan los salarios, y esta debe responder la solicitud de afiliación en un plazo determinado.
¿Puede una persona natural afiliar a sus empleados a la seguridad social?
Toda persona, natural o jurídica, que vincule uno o más trabajadores mediante contrato laboral está obligada a afiliarlos al sistema de seguridad social integral. Toda persona, natural o jurídica, que vincule uno o más trabajadores mediante contrato laboral está obligada a afiliarlos al sistema de seguridad social integral. La ley no hace distinción entre empresas constituidas formalmente y personas naturales que contratan personal doméstico, de oficina o de cualquier otra naturaleza: ¡La obligacion de afiliar y pagar aportes surge cuando existe una relacion laboral!
Esto incluye, por ejemplo, a quienes contratan empleadas del servicio doméstico o cuidadores por días u horas, un punto que ha sido reforzado recientemente por ajustes normativos que exigen contrato escrito y registro en la PILA para este tipo de vinculación laboral.
¿Que implicaciones tiene no afiliar a tus empleados a tiempo?
Incumplir con la afiliacion de un empleado, o hacerla tardamente, no es un simple descuido administrativo. Según explica un análisis sobre obligaciones del empresario frente a la seguridad social en Colombia dejar de cumplir el deber correspondiente podría generar sanciones que van desde 10 salarios mínimos por cada empleado no afiliado, y que en casos de reincidencia o evasión sistemática pueden superar los 500 salarios mínimos legales mensuales vigentes.
Además de la sanción económica, el empleador queda expuesto a demandas laborales, a asumir directamente los costos de atención médica que el trabajador hubiera tenido cubiertos por la EPS, y a la fiscalización de la UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales), entidad encargada de cruzar la información de nómina, PILA y declaraciones tributarias para detectar inconsistencias.
Síntesis de los pasos para afiliar empleados a la seguridad social
Finalmente, este es el proceso completo sintetizado:
1. Reúne los datos y documentos del trabajador desde el primer día de vinculación.
2. Confirma con el trabajador su EPS y fondo de pensión de elección.
3. Registra la afiliación en el Sistema de Afiliación Transaccional (salud) y ante el fondo de pensiones elegido.
4. Verifica la afiliación a la ARL correspondiente al nivel de riesgo del cargo.
5. Confirma o tramita la afiliación a la Caja de Compensación Familiar que opera en tu ciudad.
6. Liquida y paga la primera PILA dentro de los plazos establecidos según el NIT del aportante.
7. Reporta cualquier novedad (ingreso, retiro, incapacidad, cambio de salario) en el mes en que ocurra.
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Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los pasos para afiliar empleados a la seguridad social?
Debes reunir los datos del trabajador, confirmar su EPS y fondo de pensión de elección, registrar la afiliación a través del Sistema de Afiliación Transaccional y de los operadores de PILA, y realizar el primer pago dentro de los plazos legales según el NIT de la empresa.
¿Es posible que una persona natural afilie a sus empleados a la seguridad social?
Toda persona natural o jurídica que contrate trabajadores está obligada por ley a afiliarlos y a pagar los aportes correspondientes, sin importar el tamaño de la empresa o el tipo de actividad económica.
¿Cuál es el término legal para afiliar a un nuevo empleado? en Colombia
La afiliación y el reporte de la novedad de ingreso deben tramitarse el mismo día en que inicia la relación laboral, aunque el pago de aportes sigue el calendario mensual establecido según los dos últimos dígitos del NIT del aportante.
¿Cuáles son las consecuencias de no afiliar a mis empleados a tiempo?
Puedes enfrentar sanciones económicas de hasta 500 salarios mínimos legales mensuales vigentes, además de quedar obligado a asumir directamente los costos de salud del trabajador y de responder ante demandas laborales o requerimientos de la UGPP.